Τα “επίσημα“ στοιχεία των εγγραφών διαχωρίζονται από τα υπόλοιπα πληροφοριακά, εμπορικά ή επιχειρηματικού ενδιαφέροντος πεδία και, πολλές φορές, έχουν διαφορετικό χρόνο ελέγχου, χρήσης & αξιοποίησης.

1. Για παράδειγμα, σε ένα λογιστικοποιημένο πριν μήνες παραστατικό, εμφανίζεται η ανάγκη μεταβολής του “πωλητή” ή του “κέντρου κόστους” ή του “τομέα εσόδου” κ.ο.κ.

Μέσω των προφίλ δικαιωμάτων πρόσβασης, μπορεί κανείς όχι μόνο να επιτρέψει τέτοιου είδους αλλαγές, αλλά και -αντιστρόφως- να προσθέσει νέες απαγορεύσεις (πέραν αυτών που το σύστημα προβλέπει), με βάση εσωτερικούς κανόνες οργάνωσης της επιχείρησης.

Ενα ακόμη benefit του ΕΝΟΠΟΙΗΜΕΝΟΥ συστήματος (legacy-operations)